1. Cette tâche revient-elle assez souvent ?
Listez les tâches répétées sur une semaine : recopier les coordonnées d’un client, préparer un document, rappeler une validation ou consolider un suivi. Mesurez leur fréquence et le temps réellement consacré. Une tâche visible mais rare n’est pas forcément la meilleure candidate. Une opération discrète, répétée par plusieurs personnes, peut représenter un problème plus important. Ne retenez pas seulement le temps de saisie : incluez les corrections et les vérifications qui suivent.
2. Les informations sont-elles fiables ?
Une automatisation accélère aussi les erreurs si les données de départ sont incohérentes. Identifiez la source de référence pour chaque information, les champs obligatoires et les doublons possibles. Définissez ce qui se passe lorsqu’une valeur manque. Avant de connecter deux outils, vérifiez leurs formats et leurs droits d’accès. La qualité du parcours dépend autant de cette préparation que du mécanisme technique choisi.
3. Les règles sont-elles explicites ?
Une notification après validation ou un document prérempli peut souvent être produit avec des règles classiques. Si la tâche consiste à interpréter du texte variable, une assistance IA peut être étudiée. Dans ce cas, prévoyez des exemples représentatifs et un contrôle du résultat. La question utile n’est pas « peut-on ajouter de l’IA ? », mais « quel mécanisme traite correctement ce besoin avec le contrôle nécessaire ? ».
4. Qui traite les exceptions ?
Un client manque, une connexion échoue ou une facture doit être corrigée. Ces cas doivent avoir un responsable et un chemin de reprise. Déterminez quand arrêter l’automatisme, comment informer l’utilisateur et comment éviter une action en double lors d’une nouvelle tentative. Pour les décisions sensibles, conservez une validation adaptée. Un système qui fonctionne seulement lorsque tout est parfait risque de déplacer la charge vers les personnes qui gèrent les incidents.
5. Comment vérifierez-vous le résultat ?
Avant le changement, observez le temps passé, les erreurs et les demandes de clarification. Après une première version, comparez le même parcours avec des volumes comparables. Le résultat attendu doit rester concret : une saisie en moins, une pièce retrouvée ou une validation visible. Mawydo peut vous aider à cadrer un premier automatisme à partir de vos exemples, avec les données et les exceptions nécessaires à examiner.
